Les activités d’achats de l’UNOPS se basent sur une gestion responsable et rigoureuse des fonds de l’organisation et des fonds qui lui sont confiés par ses partenaires.

Dans le cadre de ses activités d’achats, l’UNOPS applique les principes suivants.

• Le meilleur rapport qualité-prix : obtenir une qualité optimale au meilleur prix possible

• L’impartialité, l’intégrité et la transparence : faire preuve d’impartialité, de clarté, d’honnêteté et d’équité

• Une concurrence réelle : assurer l’égalité des chances de tous les fournisseurs

• Le respect des intérêts supérieurs de l’UNOPS et de ses partenaires : faire des choix qui contribuent à la réalisation des objectifs de l’UNOPS et de ses partenaires

Vous pouvez consulter le Manuel des achats de l’UNOPS pour obtenir des informations sur les activités d’achats de l’organisation. Le Manuel des achats de l’UNOPS est disponible en français, anglais et espagnol, et contient des informations utiles concernant les règles et procédures applicables.

Les types de procédures d’achats

Les fournisseurs peuvent participer aux activités d’achats de l’UNOPS par l’entremise de différentes méthodes d’appel à la concurrence, qui désignent les processus utilisés pour inviter des fournisseurs à soumissionner.

• Achat direct
  • Pour les petits achats d’une valeur inférieure à 10 000 dollars.
  • Un processus simple permettant d’acheter des services et produits commerciaux de base.
  • Les fournisseurs doivent fournir un devis.
  • Les offres sont évaluées selon le principe de « l’offre la moins-disante, techniquement la plus conforme ».
• Demande de cotations

  • Pour les achats d’une valeur relativement faible, c’est-à-dire supérieure ou égale à 10 000 dollars et inférieure à 250 000 dollars.

  • Cette méthode est idéale pour acheter des services, des travaux et des produits commerciaux de base.

  • Les fournisseurs doivent fournir un devis.

  • Les offres sont évaluées selon le principe de « l’offre la moins-disante, techniquement la plus conforme ».
    

• Appel d’offres

  • Pour les achats d’une valeur élevée, c’est-à-dire supérieure ou égale à 250 000 dollars.

  • Les fournisseurs doivent soumettre une offre répondant à des exigences clairement définies.

  • Les offres sont évaluées selon le principe de « l’offre la moins-disante répondant à tous les besoins ».
    

• Demande de propositions
  • Pour les achats complexes d’une valeur élevée, c’est-à-dire supérieure ou égale à 250 000 dollars.
  • Les fournisseurs doivent soumettre une proposition technique et une proposition financière.
  • Les deux propositions sont prises en compte lors de l’évaluation.
  • La méthode d’évaluation employée est « l’analyse  » des propositions techniques et financières.

L’UNOPS peut vouloir identifier des fournisseurs en mesure de fournir les biens, services ou travaux requis avant de publier un appel à la concurrence. Dans un tel cas, l’UNOPS peut avoir recours à l’un des processus suivants :

• Demande d’information

• Demande d’expression d’intérêt

• Préqualification

Types de concurrence

En fonction de la valeur de l’achat, des conditions du marché et d’autres facteurs, l’UNOPS utilise différentes modalités concurrentielles.

• Concurrence ouverte : l’appel à la concurrence est accessible à tous les fournisseurs. Il s’agit de la méthode par défaut de l’UNOPS.

• Concurrence limitée : seuls les fournisseurs ayant été présélectionnés à l’issue d’un processus de demande d’expression d’intérêt ou de préqualification antérieur à l’appel à la concurrence peuvent soumissionner. Le recours à cette modalité est peu fréquent.

• Marché de gré à gré : la procédure se déroule avec un fournisseur unique. Cette modalité n’est employée que dans des cas exceptionnels.

Il arrive que l’UNOPS veuille utiliser d’autres approches pour trouver des solutions plus créatives et novatrices. Par exemple, certains projets peuvent nécessiter que des activités de recherche et de développement soient menées en amont, ou peuvent nécessiter des produits ou une offre de service qui ne sont pas encore disponibles sur le marché ou pour lesquels il n’existe pas de demande.

Dans ces situations, l’UNOPS peut avoir recours à d’autres modalités.

• Appel à la concurrence en plusieurs phases : l’UNOPS peut organiser des réunions avec des fournisseurs potentiels avant la publication de l’appel à la concurrence pour obtenir des informations qui l’aideront à élaborer des spécifications ou définir les besoins.

• Évaluations fondées sur la qualité : l’UNOPS utilise différentes méthodes d’évaluation fondées sur d’autres critères que le coût tel que le degré d’innovation d’une idée.

Les avis de marché de l’UNOPS contiennent des informations importantes qui vous aideront à préparer votre soumission, notamment les informations suivantes.

1. Dates limite : date limite pour soumettre toutes les questions relatives à l’avis de marché et date limite pour transmettre les soumissions.

2. Description des besoins : biens, services ou travaux dont l’UNOPS a besoin, décrits sous la forme de spécifications techniques, de termes de référence ou de documents de conception.

3. Critères d’évaluation : méthode qui sera utilisée pour évaluer les soumissions, notamment les critères formels, d’admissibilité et de qualification ainsi que les critères techniques et financiers.

4. Conditions du contrat : type de contrat, y compris les conditions de celui-ci, qui sera signé avec le fournisseur sélectionné.

5. Format de la soumission : format et langue de la soumission ainsi que les informations spécifiques que les fournisseurs doivent y inclure, notamment les annexes et formulaires requis.

Plusieurs types de contrats sont utilisés par l’UNOPS dans le cadre de ses relations avec ses fournisseurs.

1. Bon de commande : pour l’achat de biens ou de services simples.

2. Contrat de biens : pour l’achat de biens et de services connexes.

3. Contrat pour services mineurs : pour la prestation de services simples d’une valeur inférieure à 50 000 dollars.

4. Contrat de services professionnels : pour l’embauche de spécialistes qui fourniront des services spécifiques comme des services de conseil, notamment juridique, d’une valeur généralement supérieure à 50 000 dollars.

5. Accord à long terme : accord établi pour une période généralement comprise entre trois et cinq ans et qui porte sur des biens ou services déterminés à des prix préétablis, sans aucune obligation de commander ou de fournir une quantité minimale ou maximale.

6. Accord de marché ouvert : accord établi pour une courte période (généralement 12 mois), qui porte sur des biens ou services déterminés et dont la valeur ne dépasse pas 250 000 dollars.

7. Contrat de travaux : l’UNOPS utilise cinq types de contrats de travaux, tous fondés sur les normes de la Fédération internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC), pour engager des entrepreneurs pour réaliser des travaux de construction ou lui fournir des services d’ingénierie.

Une bonne connaissance des types de contrat en usage à l’UNOPS aidera les fournisseurs à soumissionner dans le cadre de procédures pertinentes et à adapter leurs soumissions pour remporter davantage de marchés.

Les contrats de l’UNOPS ont une structure similaire qui contient les éléments suivants.

• Acte d’accord : le document contractuel principal.

• Conditions spéciales ou particulières du contrat : toute condition spéciale ou particulière qui s’applique au contrat.

• Conditions générales du contrat : les conditions générales qui s’appliquent dans le cadre du contrat, y compris en ce qui concerne des sujets importants tels que la lutte contre les mines antipersonnel, le travail des enfants et l’exploitation sexuelle ainsi que le respect des droits des travailleurs et des travailleuses.

• Annexes : tous les détails supplémentaires du contrat, notamment les spécifications techniques, les documents de conception, les termes de référence et le cahier des charges.

Pour en savoir plus, consultez les conditions générales applicables aux contrats relatifs à la fourniture de biens et de services.

Sur demande écrite, l’UNOPS peut présenter un compte rendu aux soumissionnaires non retenus. La demande de compte rendu doit être reçue dans les dix jours civils suivant l’annonce des résultats de l’appel à la concurrence.

Le bureau de l’UNOPS qui a mené le processus d’achat fournira le compte rendu. L’objectif du compte rendu est de recenser les lacunes techniques ou les points faibles de la proposition du soumissionnaire. Le compte rendu n’aborde pas les aspects suivants :

• Les secrets commerciaux ou autres informations couvertes par le droit de propriété, y compris la méthodologie ou l’approche des autres fournisseurs ;

• Les informations financières ou relatives aux prix des autres fournisseurs ;

• Le nombre de points obtenus par les fournisseurs ou leur place dans le classement à la suite de l’évaluation ;

• Des renseignements au sujet des autres fournisseurs.

Cette démarche est une condition préalable à toute procédure de contestation.